El presente documento constituye la Política de Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales (en adelante, la "Política") de Grupo Netvoice Ltda., de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables vigentes en el país relativas al derecho constitucional al Habeas Data.
Garantizar la privacidad, transparencia y seguridad en el manejo de la información personal de nuestros usuarios, empleados, proveedores y ciudadanos que interactúan con nuestros canales es un pilar corporativo ineludible en NetVoice.
1. Definiciones Clave
De acuerdo con la legislación colombiana, se definen los siguientes términos:
- Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que por sí misma o en asocio con otros realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable. NetVoice actúa habitualmente como Encargado del Tratamiento respecto a las llamadas e información de los clientes de sus clientes B2B/B2G.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
2. Principios Rectores del Tratamiento
NetVoice aplicará los siguientes principios en la recolección, uso y almacenamiento de datos personales:
- Principio de Legalidad: El tratamiento es una actividad reglada y debe sujetarse a lo establecido en la ley.
- Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
- Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
- Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable se manejará con las medidas técnicas indispensables para otorgar seguridad y evitar su alteración o acceso no autorizado.
3. Derechos de los Titulares
Los Titulares de datos personales tratados por NetVoice gozan de los siguientes derechos consagrados en la Ley 1581 de 2012:
- Acceso y Consulta: Conocer en cualquier momento de forma gratuita los datos personales que reposan en nuestras bases de datos.
- Actualización y Rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos, parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
- Supresión o Cancelación: Solicitar la eliminación definitiva de sus datos personales cuando se considere que en el tratamiento no se respetan los principios, derechos y garantías constitucionales.
- Revocación de la Autorización: Revocar en cualquier momento el consentimiento otorgado previamente para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a mantener la información.
4. Procedimiento para Ejercer los Derechos (Canal de Peticiones y Reclamaciones)
Los Titulares de datos o sus representantes pueden interponer consultas o reclamos de la siguiente manera:
A. Canales habilitados:
- Correo electrónico especializado: Enviar una solicitud formal a la cuenta de correo privacidad@netvoice.co con el asunto "Habeas Data - [Nombre Completo]".
B. Requisitos mínimos de la solicitud:
- Nombre completo, tipo y número de documento de identidad del Titular.
- Descripción detallada de la petición (consulta, actualización, rectificación o eliminación).
- Medio de contacto de respuesta (dirección física o correo electrónico).
- Documento que acredite la identidad del solicitante o su condición de representante del Titular (si no actúa directamente).
C. Términos de Respuesta (Establecidos por Ley):
- Consultas: Las solicitudes de consulta de información serán resueltas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no es posible responder en este plazo, se informará al Titular los motivos de la demora y se dará respuesta en un período no mayor a cinco (5) días hábiles adicionales.
- Reclamos o Quejas: Las solicitudes de rectificación, actualización o supresión de datos se resolverán en un plazo máximo de quince (15) días hábiles. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta del solicitante, se entenderá por desistido el reclamo.
5. Vigencia de las Bases de Datos
Las bases de datos personales bajo la responsabilidad de NetVoice se mantendrán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento informadas en la autorización, y/o mientras subsistan las relaciones contractuales, comerciales o laborales que dieron origen al tratamiento, adicionando los términos legales exigibles por las autoridades de control tributario, civil o judicial en Colombia.